概述
實(shí)驗(yàn)室采購的東西很多，包括檢測(cè)設(shè)備、儀器硬件、軟件、流程性材料（即與檢測(cè)有關(guān)的試劑和消耗材料）和服務(wù)以及他們的組合。
為了確保采購過程處于受控狀態(tài)，保證所采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的質(zhì)量要求。因此制定相應(yīng)的采購管理規(guī)定很重要。
一般采購管理需要有相關(guān)人員負(fù)責(zé)，首先是實(shí)驗(yàn)室相關(guān)部門負(fù)責(zé)采購的提出，實(shí)驗(yàn)室技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)及采購文件的審核，辦公室負(fù)責(zé)供應(yīng)商的調(diào)查及采購的實(shí)施，然后實(shí)驗(yàn)室主任或者第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)采購的批準(zhǔn)，進(jìn)料由相關(guān)檢測(cè)室負(fù)責(zé)檢驗(yàn)。
一、供應(yīng)商的選擇
選擇和購買重要的消耗品、供應(yīng)品，通過ISO9001認(rèn)證的供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先考慮。檢測(cè)設(shè)備則需有CMA標(biāo)志。
對(duì)提供影響檢測(cè)質(zhì)量的重要消耗品和計(jì)量服務(wù)的供應(yīng)商，需由辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人評(píng)價(jià)后，由主任決定是否列為合格供應(yīng)商。
供應(yīng)商評(píng)價(jià)包括以下內(nèi)容：
1、被提名供應(yīng)商的資信能力；
2、供應(yīng)商的供貨業(yè)績(jī)；
3、供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力；
4、價(jià)格；交貨情況；服務(wù)情況等。
對(duì)于提供計(jì)量服務(wù)的供應(yīng)商除須進(jìn)行評(píng)價(jià)外，還應(yīng)符合以下要求：
1、資格：該項(xiàng)目已通過國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可或有計(jì)量授權(quán)。
2、測(cè)量能力：其測(cè)量不確定度滿足校準(zhǔn)鏈的規(guī)定要求。
3、溯源性：測(cè)量結(jié)果能溯源到國(guó)際或國(guó)家基準(zhǔn)。
辦公室負(fù)責(zé)人將合格的供應(yīng)商登錄于《供應(yīng)商一覽表》。
二、采購流程
購買實(shí)驗(yàn)室分析儀器或其他供應(yīng)品時(shí)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人填寫《委托采購申請(qǐng)表》，并交技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行審核，報(bào)主任批準(zhǔn)后由辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行。
1、詢價(jià)和比價(jià)
辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)向合格供應(yīng)商詢價(jià)，比價(jià)時(shí)要求兩家以上的供應(yīng)商提供價(jià)格，選擇品質(zhì)、成本、交貨日期及售后服務(wù)等符合本單位要求的供應(yīng)商。若供應(yīng)品和技術(shù)獨(dú)占市場(chǎng)則不在此限之內(nèi)。
2、訂購
當(dāng)辦公室負(fù)責(zé)人采購對(duì)檢測(cè)結(jié)果有影響的物品或設(shè)備時(shí)，需向供應(yīng)商清楚、詳細(xì)地描述技術(shù)要求，包括型式、類別、等級(jí)、規(guī)格、數(shù)量、圖紙等信息。
3、采購進(jìn)度管理
辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)按《委托采購申請(qǐng)表》要求的交貨日期跟催采購進(jìn)度，如有延期，需及時(shí)通知申購部門。
4、進(jìn)料的品質(zhì)管理
由辦公室負(fù)責(zé)人組織申購檢測(cè)室人員依據(jù)裝箱單對(duì)設(shè)備包裝、外觀是否完好，型號(hào)、部件與說明書是否一致，是否有生產(chǎn)廠商的出廠檢驗(yàn)合格證等，有合同或協(xié)議的還需校對(duì)合同或協(xié)議條款等方面進(jìn)行驗(yàn)收。
設(shè)備申購檢測(cè)室的驗(yàn)收人員，必需熟讀設(shè)備使用說明書并詳細(xì)了解設(shè)備結(jié)構(gòu)、工作原理、安全注意事項(xiàng)并嚴(yán)格按照使用說明書的要求，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行性能檢測(cè)驗(yàn)收。
需檢定的進(jìn)行檢定，設(shè)備調(diào)試運(yùn)行正常后錄入《檢測(cè)儀器設(shè)備一覽表》進(jìn)入檢定周期。設(shè)備調(diào)試運(yùn)行不合格的由辦公室負(fù)責(zé)退回給供應(yīng)商。
相關(guān)檢測(cè)室應(yīng)查對(duì)消耗性材料及設(shè)備的零配件包裝、數(shù)量、外觀及有無出廠檢驗(yàn)合格證等，必要時(shí)還要對(duì)某些消耗性材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)試用檢驗(yàn)。
設(shè)備驗(yàn)收后，由驗(yàn)收人員將結(jié)果記錄于《設(shè)備驗(yàn)收單》，消耗材料的驗(yàn)收結(jié)果記錄于《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告》。進(jìn)料檢驗(yàn)不合格的材料不能投入使用，由辦公室及時(shí)退回給供應(yīng)商。進(jìn)料檢驗(yàn)合格的材料應(yīng)由辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行入庫保存。
5、服務(wù)的驗(yàn)證
由技術(shù)負(fù)責(zé)人會(huì)同申購部門在服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證，或?qū)ζ湫?zhǔn)產(chǎn)生的證書進(jìn)行評(píng)價(jià)。
6、設(shè)備材料存儲(chǔ)
入庫后的消耗品應(yīng)遵循消耗品說明書中的要求和規(guī)定進(jìn)行貯存。對(duì)有危害的消耗品應(yīng)實(shí)施安全隔離。對(duì)怕擠、怕壓的消耗品應(yīng)限制疊放層數(shù)。
對(duì)有溫度、濕度要求的消耗品應(yīng)建立貯存環(huán)境以及對(duì)貯存環(huán)境的監(jiān)控手段和設(shè)施，必要時(shí)應(yīng)規(guī)定進(jìn)行環(huán)境記錄。必要時(shí)組織復(fù)驗(yàn)，合格方可使用。
